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【手帳のウィークリーページを活用】やるべきことを見える化、タスク管理の方法について

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どうも、なむちゅうです。

 

皆さん、毎日どうお過ごしですか?

やりたいことが沢山ある。

でも、何だかんだ日々に追われ、できていない。

 

という方も多いのではないでしょうか。

私も、

やらないといけないこと(仕事、ブログ更新、子育て等)に追われ、

成長のためにやるべきこと(ブログの戦略立案、読書等)

がなかなかこなせませんでした。

 

そこで本日は、私が実践している、

「優先順位を見える化し、毎日のタスクを管理する方法」

をご説明したいと思います。

 

 

Wan先生。毎日何だかんだ仕事や子育てに忙しく、それに流されて本来やるべきタスクがこなせてないんだ。というか今すべきタスクの優先順位も明確じゃないのかも。

 

 

やるべきことは、①優先順位をまず考える。そして、②毎日どういうタスクをこなしていくかを考える。これが大切。

 

 
 

要するに①タスクを洗い出し、②優先順位を考え、③それらを実行していくってことかな?

 

 

そういうこと。今日はそれを簡単に行える方法を紹介するわん。準備はいいかい?

 

 

 

用意するもの

まず準備していただきたいものは、

①無印の手帳(推奨)

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これを用意してください。

理由としては、安くてかつタスク管理がしやすい手帳であるから。

ネットじゃ買えないみたいなので、

お店に直接行ってみてください。

詳細はこれです。

www.muji.net

で、手帳のマンスリーの部分は

普段使われているような形で使っていただければいいと思うのですが、

今回使うのは、ウィークリーのページになります。

こちらのページです。

 

f:id:namtyu:20170429100652j:plain

このページを使ってタスク管理を行っていきます。

それでは、具体的にどうやってこのページを活用していくのか

ご説明していきます。

 

①ウィークリーページを使いタスクを「見える化」する

f:id:namtyu:20170429100652j:plain

この普通のウィークリーページ、

普段どのような使い方していますか?

日記を書いたり、細かい予定を書いたり、

人によってさまざまだとは思いますが、

ここを最大限活用しましょう。

 

まず、この見開きのページを下のように使います。

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これが見開きのイメージです。

これだけ見るとなんのこっちゃって話ですよね。笑

 

右側のページに、

自分が管理したいタスクの大枠を入れます。

例えば、私でいうと、

①ブログ軸

②家庭軸

③会社軸

というタスクの大枠があるので、3つ横軸を作りました

 

これが人によっては、

①ブログ軸

②知識軸

③プライベート軸

④会社軸

⑤ランニング軸

などなど色んなタスクの大枠が出ると思います。

 

まずは、日頃どういうタスクを中心に生活をしているのかを考え、

大きな枠を作ってみてください。

 

一方、縦軸ですが、

マスト項目成長項目に分かれます。

 

<マスト項目>

今週必ずしなければいけないこと

緊急性の高いもの(成長に繋がるというより必ずやらないといけないこと)

例)来週のスーツをクリーニングに出す。

  子供の健康診断

  ブログを毎日更新する

  掃除

 

<成長項目>

緊急性は高くないが、

これをやることによってプラスアルファの成長・進捗が期待できること。

本来やりたいこと

例)ブログの戦略を考える

  読書を行う

  オンライ英会話を行う

  エステに通う

  キッチン収納の片付けを行う。

 

等があげられます。

 

1週間を通じてすべきこと(マスト項目)、

やりたいこと(成長項目)を週の初めにそれぞれ書き出します。

 

Wan先生。毎日TODOリストを作るのでなく、週の初めにTODOリストを作ってしまうってことですね?

 

 

これまでのTODOの管理って、毎日その日にすべきことを考えるってタイプが多かったが、週単位でタスクを管理することで、忙しい日とそうでない日のバランスを考えて、適切なタスクの振り分けが行うことができ、結果的にタスク全体の消化率が高まるのだわん。

 

  

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このようにタスクが週初めに出揃う。

メモ帳なので字が汚いです。笑 すいません。笑

タスクを日々のデイリーに落とし込む

先ほど右側のページで今週消化すべきタスクを出しました。

今度は、それを毎日朝イチ、もしくは前の日に、

どのタスクを本日実行するかを選択します。

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本日は2017年4月29日(土)なので、

先ほどタスク一覧に残っているものをピックアップしてきました。

平日にタスク消化が行えないと、

このように週末に一気にタスクを消化するようになります。笑

なので、計画的に平日にタスクをうまく配分する必要がありましたね。。。

 

 

<流れを整理>

①週の初めにマスト項目成長項目を自分の決めた枠毎にリストアップ

 ※リストアップのやり方は先ほど説明した通りです

⇒タスクが「見える化」される。

 

②これを日々のデイリーに落とし込む。

例えば、今日が月曜日だとすると、

今日は予定としてはそこまで大変じゃないから

マスト項目の●●と、

成長項目の●●を行う、と決めて左のデイリーに書き出します。

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これにより、タスクは週単位で消化でき、

結果的にこれまで日々の生活だけに追われていたものが、

ある程度能動的にタスクを管理できるようになります。

 

課題①無理のないタスクを洗い出すこと

今週やりたいことを山ほどあげても消化できないと何の意味もありません。

なので、1週間でやりきれるタスクを考えることが大切です。

やれもしないタスクをあげて、

「あぁ、今週もできなかった。」と自信を無くすより、

できるタスクをあげて、それを着実にこなすことで、

確実にタスクは消化できますし、何よりやり切り感があります。

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※とにかく1週間でできる範囲のタスクを出す。

 そして、必ず計画的にやりきる。

 

課題②毎日の時間管理

いやいや、

そうは言ってもそもそも時間があまり確保できないんだわ。

っていう方も多いと思います。

そういう方は一日のスケジュールを細分化し、

5分単位で使える時間を探しましょう。

私も1日を細分化し、時間を見つけています。

www.namtyu.com

課題③モチベーションの維持

いやいや、そもそもこういうことを継続できないんだわ。

っていう方もいると思います。

私も定着まで時間がかかりました。

続くか続かないかは現時点では気にしない。

まずはスタートしてみることです。

「ベイビーステップ」=小さな一歩。

まずは始めてみる。

で、続かなかったらその時にもう一度再スタートしてみる。

これを繰り返し私は習慣化していきました。

結果的に、これをやり始めて2年近く経ちますが、

タスク(成長項目)が進み、結果的に自身の成長に繋がっていると思います。

 

7つの習慣を読むべし

かの有名な7つの習慣では、

「最優先事項を優先する」という切り口から、

タスクを緊急性と重要性という軸で分解しております。

7つの習慣では、

マスト項目をいかに最小限の時間で済ませ、

成長項目に時間をかけるのが重要である。的なことを分かりやすく説明しています。

この本は、私が自己啓発系の本で唯一何度も読みたいと思っている本です。

読んでる人と読んでない人は、

人生の豊かさに大きな差が出る

と言っても過言ではないくらいの良書です。

手元に常に置いておくことをお勧めします。

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次回は、習慣化させるための工夫について記事を書きたいと思います。

それでは、また。

 

ちゃお。